Whistleblowing: un obbligo che può diventare un’opportunità

Cosa si intende con il termine whistleblowing?

Con il termine inglese Whistleblowing si indica l’azione da parte di un individuo – il così detto “segnalatore” o “whistleblower” – di segnalare comportamenti illeciti o violazioni di normative del quale sia stato esso stesso testimone all’interno di un’impresa o di un ente nell’esercizio delle proprie funzioni.

Nella maggior parte dei casi il segnalante è un dipendente ma non è escluso il fatto che la segnalazione venga fatta da una terza parte, come ad esempio un fornitore o un cliente.

Perché si possa parlare di Whistleblowing, la segnalazione deve avere come oggetto le violazioni (comportamenti, atti od omissioni) di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l’integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato.

Quando la segnalazione proviene da un dipendente dell’azienda tramite canali interni di segnalazione si parla di whistleblowing “interno” , mentre nei casi in cui la denuncia viene fatta tramite un canale esterno (ad esempio Anac) o tramite divulgazione pubblica (ad esempio alla stampa) si parla di whistleblowing “esterno”.

Spesso il segnalatore sceglie di intraprendere un’azione pubblica quando c’è scarsa fiducia nei confronti dell’impresa o dell’ente all’interno del quale la violazione è stata commessa proprio perché non considera sicuri e adeguati i sistemi e le procedure interne di gestione dei casi di segnalazioni o ha paura di incorrere in ritorsioni. È per questo motivo che risulta rilevante per una azienda dotarsi id un canale di segnalazione interno efficace e funzionale.

Chi può segnalare?

I segnalatori possono essere:

lavoratori subordinati,
lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso i soggetti del settore privato
liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato
azionisti (persone fisiche)

Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.

persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso i soggetti del settore privato

Cosa si può segnalare?

Nell’ambito del Whistleblowing rientrano le segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o europee (illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; commissione di reati presupposto del D.Lgs. 231/01 oppure mancata osservanza dei presidi di controllo previsti dai Modelli 231; illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea; atti od omissioni che recano danno agli interessi finanziari dell’Unione, o riguardanti il mercato interno) che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo.

Cosa prevede Il Decreto Whistleblowing?

Il D.Lgs 24/2023, recependo la Direttiva Europea 2019/1937, ha previsto l’obbligo per la maggior parte delle aziende - entro la fine del 2023 - di istituire propri canali di segnalazione interna (che possono essere effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale - attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato) e l’introduzione di misure volte alla concreta riservatezza dell’identità e tutela dei segnalanti.

Questo nuovo decreto riconosce alla “segnalazione” un ruolo chiave nella prevenzione delle violazioni normative e vuole garantire ai soggetti che compiono questa azione – indipendentemente dal fatto che lavorino in un’azienda pubblica o privata - una tutela più definita e strutturata.

Nel dettaglio è previsto l’obbligo per le aziende di:

implementare canali di segnalazione interna;
adottare procedure per l’effettuazione e la gestione del canale di segnalazione interna;
informativa sul canale di segnalazione esterna - Anac;
garantire le misure di tutela dei segnalanti, come la riservatezza della loro identità e il divieto di ritorsioni nei loro confronti;
implementazione delle attività necessarie in tema di trattamento dei dati personali.

Quali Aziende devono rispettare l’adempimento normativo del Whistleblowing?

Le aziende private con almeno 50 lavoratori subordinati nell'ultimo anno;
Le aziende che hanno adottato il Modello 231, anche se nell'ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati.;
Le aziende del settore Pubblico;
Le aziende che operano in un settore regolamentato a livello europeo, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 lavoratori subordinati.

Entro quando le Aziende devono rispettare questo obbligo normativo?

Devono adeguarsi alla nuova normativa:

entro il 15 luglio 2023 le aziende private con più di 249 lavoratori
entro il 17 Dicembre 2023 le aziende settore privato fino a 249 dipendenti

Quali sanzioni sono previste per le aziende che non rispettano l’obbligo normativo del Whistleblowing?

L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) prevede e applica ai responsabili le seguenti sanzioni:

da € 10.000 a € 50.000 quando accerta che:
- sono state commesse ritorsioni;
- la segnalazione è stata ostacolata o si è tentato di ostacolarla o è stato violato l’obbligo di riservatezza;
- non sono stati istituiti canali di segnalazione o non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero l’adozione o la loro implementazione non è conforme alla normativa;
- non è che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.
da € 500 a € 2.500 quando accerta che sono state violate le tutele nei confronti del segnalante.

Quali sono i vantaggi per le aziende che implementano sistemi di segnalazione?

Creare un buon sistema di segnalazione non consente solo di tutelare i soggetti che segnalano i reati o gli atti illeciti ma generà per l’azienda i seguenti vantaggi:

individuazione tempestiva di illeciti o reati commessi all’interno dell’azienda o dell’ente. Questo permette di identificare e intraprendere azioni correttive e risolutive che possono evitare l’insorgenza di ulteriori problematiche e limitano eventuali danni economici e finanziari.
limitazione della fuga di notizie verso l’esterno. Questo riduce il rischio di danni reputazionali e di immagine dell’impresa o dell’ente coinvolto.
creazione e condivisione di una “Speak Up Culture” nell’organizzazione. Promuovere una cultura aperta basata sulla trasparenza e sull’importante principio dell’integrità favorisce le relazioni con i vari stakeholder aziendali e migliora la percezione e l’immagine dell’azienda.
perseguire gli obiettivi contenuti nell’Agenda 2030 dell’ONU per lo Sviluppo Sostenibile.
maggior affidabilità e credibilità dell’azienda e della sua reputazione agli occhi degli stakeholders.

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Noverim – assumendo il ruolo di Compliance Advisor – può agevolare il processo di implementazione del sistema di whistleblowing con un approccio multidisciplinare sintetizzato come segue:

audit presso l’azienda (anche da remoto) per la verifica dei sistemi adottati prima del D.Lgs 24/2023;
redazione di un impianto di whistleblowing multi-compliant, attraverso la definizione di modalità operative in cui si articola il processo di gestione delle segnalazioni (es. canale di segnalazione, modalità di ricezione e analisi delle segnalazioni, modalità di tutela del segnalante al fine di prevenire eventuali ritorsioni, reportistica, ecc.);
percorsi formativi in tema di Whistleblowing;
gestione integrale (o parziale) del processo di analisi e approfondimenti sulle segnalazioni ricevute;
raccolta/ricezione delle segnalazioni (scritte e verbali) ricevute, per conto dell’impresa;
valutazione preliminare delle segnalazioni;
svolgimento (o supporto) di attività di investigazione;
suggerimento di azioni rimediali atte a prevenire il reitero dei comportamenti oggetto di segnalazione;
implementazione delle attività necessarie per rendere l’azienda compliant in tema di trattamento dei dati personali (integrazione dell’Informativa privacy, integrazione del registro dei trattamenti, nella nomina ad autorizzato del trattamento, etc.).